Как да шият документи с конец?

Тагове: #Креп #Лен

Неумишлено прекратяване на документи, фалшифициране, отказ за проверка или съхранение, връщане на заявления без преглед - това са само част от последствията от неправилно систематизирана вътрешна документация. За да избегнете глоби и други нежелани инциденти, трябва да вземете отговорен подход към организирането на фърмуера.

Наредби, регулиращи нормите за зашиване на документи с конци

Няма GOST, съдържащ подробно описание на процедурата. GOST R 51141-98 „Офис работа и архивиране“ не разглежда въпроса за фърмуера, въпреки че някои източници погрешно го споменават. Всъщност трябва да се ръководите изключително от вътрешния устав на предприятието, стандартните инструкции за офис работа от 2005 г. и заповед № 76 на Федералния архив (от декември 2009 г.). Интересна информация е представена в параграф 3.5.3 и Приложение № 24.

Какво е необходимо за дантела на чаршафите?

За да извършите процедурата, първо трябва да се запознаете с придружаващата документация и едва след това да преминете към избора на инструменти. Освен това техният тип често зависи от дебелината и важността на даден документ. Така че, когато работите с много тънки хартии, е по-лесно да използвате игла, а със среден размер е по-лесно да използвате перфоратор. Закопчаването на обемни, плътни папки става с участието на отвертка и средно дебело въже.

Обикновено фърмуерът се инсталира с помощта на следните елементи и устройства:

перфоратор;
ножици;
файл за зашиване;
нишки или плитка;
игла;
шило;
лепило.

Понякога се използва бормашина за създаване на дупки в особено дебели томове. въпреки това използването му изисква повишено внимание, умения и правилния диаметър на свредлото. Що се отнася до лепилото, правилата са изключително прости. Каучукът е забранен, тъй като може да бъде отпечатан върху други листове. Добри опции: обикновен печат PVA, казеин и силикат. Всеки има своите силни и слаби страни, но като цяло всички те са приблизително равни един на друг.

важно! Силикатното лепило оставя след себе си жълта кора, а моливът не осигурява необходимото ниво на фиксация за защита.

Към резбите също има специални изисквания. Те трябва да е умерено дебел, много издръжлив и не течащ. Mylar лента отговаря на тези критерии. Ако липсва, трябва да използвате груба нишка. Памукът също е подходящ, но само ако е прегънат много пъти (за удебеляване и увеличаване на устойчивостта на разкъсване).

важно! Ръчният метод с конец не е единственото възможно решение. За шиене са измислени специални машини и машини.Някои от тях закрепват отделни листове с пружина, пластмаса или метал (първият вариант е лесен за разшиване). Други осигуряват безпроблемно залепване.

Инструкции стъпка по стъпка как да зашивате документи с конец

Основната разлика между методите е броят на дупките и разстоянието между тях. Според този критерий се разграничават методи, предназначени за 2, 3, 4 и 5 дупки. Понякога се използва допълнителна ъглова версия на фърмуера. Той обаче е подходящ за ограничен брой документи (не за файлове и отчети).

В две дупки

Най-простият вариант. Подходящ за работа с вътрешни документи, които впоследствие няма да бъдат предоставени на външни органи за преглед.

Алгоритъм на действие:

отпечатайте документа, организирайте листовете;
пробийте дупки с перфоратор;
резба;
направете възел на конеца (не трябва да е от предната страна);
изрежете лист от файла за зашиване;
залепете го върху възела, така че краищата на въжето да не са напълно покрити (те трябва да завършват по-ниско);
попълнете листа с фърмуера.

Елементите за попълване вече са отпечатани на листа с фърмуера. Остава само да се направят надписи с подходящ характер. Препоръчителен цвят на пастата: син или черен. Обикновено този въпрос се регулира от стандарти, изготвени в самото предприятие.. Ако няма такъв документ, работата се извършва със син химикал.

Ако няма лист за зашиване, изрежете парче бяла хартия с размери 3х5 см. След това го залепете и поставете надписа „зашити и номерирани“. Допълнително се посочва броят на страниците, данните и подписът на отговорното лице и датата. Отгоре има печат.

важно! Вместо печат може да се използва восъчен отпечатък, но се счита за остаряла и по-малко надеждна форма на пълнене.

Три пункции

Като начало си струва да очертаете точно къде ще бъдат разположени дупките. В идеалния случай те трябва да бъдат центрирани, освен ако не се изисква друго. Те също трябва да са на еднакво разстояние един от друг. Те трябва да бъдат поставени в левия край на документа.

Стъпка по стъпка представяне на процеса:

направете пробиване с игла точно в средата на левия ръб на листа (иглата влиза от задната страна и излиза от предната страна);
направете второ убождане (иглата влиза от предната страна на документа и излиза отзад);
направете трета пункция (иглата влиза от задната страна и излиза от предната страна);
поставете отново иглата в отвор № 1;
завържете възел (оставете поне 7 см от конеца);
залепете листа на фърмуера;
уверявам.

На четири

Последователност от стъпки:

правене на дупки;
вкарване на иглата от обратната страна (трябва да влезе в дупка 2, броейки отдясно наляво);
вдяване на игла и конец в 1 отвор отдясно;
след това нишката отново се изпраща до втория отвор вдясно;
след това иглата се изпраща до 3-та дупка вдясно;
след това преминете към крайната лява пункция;
връщане към дупка 3;
вземете го от другата страна и направете възел.

Когато оформяте възел, трябва да се уверите, че нишката не е увиснала в нито една област. Тя трябва да фиксира страниците плътно и спретнато.

На пет

Тази техника се използва изключително рядко. Обикновено надзорните и регулаторните органи се задоволяват с варианта с 3–4 отвора. Увеличението до 5 показва, че въпросните книжа са документи с най-строга отчетност и първостепенна важност. Например, така се обработват някои данъчни отчети.

важно! Ако има 5 дупки, залепеният правоъгълник трябва да се изреже от тишу, като дупките трябва да са разположени на разстояние 5 см една от друга.

Последователността на поставяне на иглата в зависимост от номера на отвора (може да се брои от всеки ръб):

3–4;
4–5;
5-4;
4-3;
3-2;
2-1;
1–2;
2–3.

На този етап нишката трябва да бъде закрепена с възел.

До ъгъла

Уставът и някои документи от търговската индустрия могат да бъдат зашити по метода на ъгъла. При този метод се прави единична дупка с перфоратор в горния ляв ъгъл. В него се нанизва лента (40 см), прегъната на две. Поставете го така, че извитата средна част да е отзад, а краищата да са отпред.

След това опашките се завиват в бримката. Това създава възел. Трябва да се премести на непредната страна на документа и да се закрепи с правоъгълен лист хартия. На листчето пишат:

зашити, номерирани;
брой листове (букви и цифри, като последните трябва да са в скоби);
инициалите на служителя заедно с подписа (последният е първи, декодирането му е посочено след него).

Изисквания за изготвяне на подвързани документи

Не зашивайте с помощта на телбод, лепило или кламери. Те не осигуряват подходящо ниво на защита: с такива методи на закрепване можете тихо да премахнете закрепващия елемент, да премахнете листовете, да ги смените или да добавите нови. Ако одитор, данъчна служба или друг регулаторен орган види документ, зашит по този начин, организацията може да има различни видове проблеми, като се започне с отказа да се приемат доклади и се стигне до издаването на ултиматум незабавно да се коригират всички важни документи в архивите.

важно! Ако се съмнявате в собствените си умения или сте изправени пред необходимостта да презаредите голям обем документи, има смисъл да се обърнете за помощ към професионалисти. Такива услуги се предоставят от архиви и печатници. В същото време не е необходимо да се чака незабавно изпълнение на поръчката поради натовареността на организациите. Имат много работа особено в периода на предаване на доклади и дипломи.

Броят на дупките всъщност играе важна роля. Когато определяте необходимия брой, трябва да изхождате от важността на договора. Най-простата документация по отношение на съдържанието е зашита с 2 дупки, а особено ценната документация е с 5 дупки.

Разстоянието между дупките също се взема предвид. Най-добрият вариант: всеки е разположен на разстояние 3 см от предишния.За да се изпълни изискването, се извършва подготвително подравняване: те планират предварително къде трябва да се направят дупките. въпреки това Линиите не винаги помагат. Например, изкривени дупки често се получават при подаване на много дебели документи или списания. Когато работите с тях, трябва да използвате шило и да действате изключително внимателно. По-добре е да вкарате използвания конец в иглата - това ще помогне за правилното и точно поставяне.

Особено внимание се обръща на номерирането на страниците. Основни моменти по въпроса:

Използват се арабски цифри;
числата са подредени във възходящ ред;
Разположение: горен десен ъгъл;
номерът не трябва да надхвърля ръба на листа;
приложенията също подлежат на номериране;
тип номерация за приложението: непрекъсната;
при прикачване на писмо отчетът се прави от плика (върху него се поставя първият номер);
всяка страница от писмото се номерира в зависимост от реда на представяне;
При работа с дело, представено в няколко тома, съдържанието на всеки от тях се номерира отделно.

Специален печатът също изисква подход. Той трябва да бъде инсталиран последен и по такъв начин, че да е едновременно на листа с фърмуера и на документа. Ако индивидуален предприемач няма личен печат, той може да пропусне тази стъпка.

важно! Ако след това документът бъде вмъкнат в папка, тогава няма нужда да залепвате листа „зашит, номериран, подписан“ на гърба на папката. Подходящото място за това е обратната страна на последния зашит лист.

Когато попълвате листа за зашиване, няма нужда да нарязвате. Всяка част от информацията трябва да бъде лесна за четене. Не се допускат и съкращения. Освен това трябва да форматирате записа така, че да е както в горната част на документа, така и в горната част на поставения правоъгълник хартия.